Krok 1. Określenie rezultatu
Przed dodaniem pliku warto ustalić, czy potrzebna jest pełna transkrypcja, skrócone podsumowanie, materiał do formalnego protokołu czy napisy do publikacji. Jeden tekst może być bazą dla kilku rezultatów, ale każdy z nich odpowiada na inną potrzebę.
Krok 2. Dodanie nagrania
Projekt może rozpocząć się od nagrania audio, wideo albo materiału wskazanego adresem URL. Jakość wejścia wpływa na liczbę fragmentów wymagających późniejszej kontroli. Najlepiej sprawdzają się nagrania, w których mikrofony zbierają głos osób mówiących bez silnego pogłosu i przesterowania.
Krok 3. Transkrypcja i znaczniki czasu
System rozpoznaje mowę i dzieli tekst na bloki powiązane z czasem nagrania. Dzięki temu użytkownik może przejść do konkretnego fragmentu, zamiast przewijać całe spotkanie. Surowa transkrypcja jest materiałem źródłowym, nie zatwierdzonym protokołem.
Krok 4. Korekta kontekstu
Do projektu można przekazać nazwy osób, miejscowości, komisji, skrótów i terminów charakterystycznych dla organizacji. W przypadku JST pomocne są także uporządkowane dane jednostki. Korekta kontekstu ogranicza powtarzalne błędy, ale każda istotna informacja nadal powinna zostać sprawdzona z nagraniem.
Krok 5. Opracowanie treści
Na zweryfikowanym tekście można pracować w zależności od celu:
- zachować pełny zapis wypowiedzi,
- wybrać tematy, decyzje i zadania,
- utworzyć roboczą strukturę protokołu,
- przygotować zwięzłe streszczenie,
- zredagować napisy i ich synchronizację.
Krok 6. Kontrola krytycznych informacji
Nazwiska, kwoty, terminy, numery uchwał, wyniki głosowań i przypisanie odpowiedzialności wymagają świadomej kontroli. Warto wyznaczyć osobę zatwierdzającą oraz prostą checklistę odbioru dokumentu.
Krok 7. Eksport i dalszy obieg
Napisy mogą zostać pobrane jako VTT lub SRT. Tekst można wyeksportować do dalszej edycji, między innymi jako TXT lub DOCX. Organizacja decyduje, gdzie przechowuje zatwierdzony dokument i w jaki sposób go publikuje.
Jak przygotować prezentację?
Najbardziej miarodajna prezentacja wykorzystuje próbkę typowego nagrania oraz oczekiwany przykład dokumentu. Pozwala to sprawdzić jakość dźwięku, charakter słownictwa, zakres korekty i rzeczywisty przepływ pracy bez obietnic opartych na przypadkowym materiale demonstracyjnym.