1. Opis obecnego procesu
Ustalamy, kto nagrywa spotkanie, kto przygotowuje dokument, ile czasu trwa korekta, gdzie powstają błędy i jak wygląda zatwierdzenie. Zbieramy również przykładowy wzór rezultatu.
2. Próbka reprezentatywna
Do testu wybieramy materiał zawierający rzeczywiste warunki: kilku rozmówców, nazwy własne, fragmenty o różnej jakości i informacje krytyczne. Krótki, idealnie nagrany monolog nie jest miarodajny dla sesji lub narady.
3. Kryteria odbioru
Przed pilotażem zapisujemy, co będzie oceniane: poprawność nazw i liczb, możliwość powrotu do źródła, czas korekty, jakość struktury oraz zgodność eksportu z dalszym obiegiem.
4. Konfiguracja
Przygotowujemy użytkowników, kontekst organizacji, nazwy, skróty i wytyczne dla dokumentów. Ustalamy również role, retencję, zasady usuwania i zakres wsparcia.
5. Szkolenie
Szkolenie obejmuje dodawanie materiału, kontrolę transkrypcji, pracę z sugestiami, eksport oraz sytuacje, w których użytkownik powinien wrócić do nagrania zamiast ufać automatycznemu wynikowi.
6. Odbiór i doskonalenie
Po pierwszych projektach porównujemy rezultat z kryteriami. Aktualizujemy zestaw kontekstu, wytyczne i checklistę kontroli. Dopiero wtedy proces staje się powtarzalny.